PRIVACIDAD Y SEGURIDAD

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LEY 2300 DEL AÑO 2023

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Te informamos que según la ley 2300 de 2023 los datos personales entregados serán agregados a nuestra base de datos general para fines comerciales.

En cumplimiento de la Ley 2300 de 2023, autorizo de manera expresa ser contactado(a) mediante los siguientes canales: correo electrónico, número(s) de teléfono(s) de contacto registrados o actualizados (celular o fijo), incluyendo SMS, Whatsapp, mensajes por aplicaciones o web y llamadas; con fines de envío de mensajes publicitarios en horario de lunes a viernes de 7:00 a.m. a 7:00 pm, y los sábados de 8:00 am a 03:00 pm, cumpliendo de manera integral los requisitos de periodicidad, excepciones y prohibiciones señalados en la ley.

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POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

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OBJETIVO:

Establecer las normas y parámetros para la recolección, uso, tratamiento,procesamiento, transmisión, transferencia y supresión de los datos personales recolectados y almacenados en las bases de datos de la sociedad comercial NCS S.A.S Nit. 805.022.296-8 en adelante LA ORGANIZACIÓN, dando cumplimiento a la ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios.

ALCANCE

El presente documento aplicará para todos aquellos datos personales o de cualquier otro tipo de información que sea utilizada o repose en las bases de datos y archivos de LA ORGANIZACIÓN, respetando los criterios para la obtención, recolección, uso, tratamiento, procesamiento, intercambio, transferencia y transmisión de datos personales, y fijar las obligaciones y lineamientos de LA ORGANIZACIÓN para la administración y tratamiento de los datos personales que reposen en sus bases de datos y archivos. El presente Manual es aplicable a los procesos de LA ORGANIZACIÓN que deban realizar el Tratamiento de los datos (datos públicos, datos semiprivados, datos privados, datos sensibles, datos de los niños, niñas y adolescentes), en calidad de Responsable y de Encargado.

Para los efectos de esta política y conforme a la ley 1581de 2012 y sus decretos reglamentarios se entenderá por:
a) Autorización: Consentimiento previo, expreso e informado del titular para llevar a cabo el tratamiento de datos personales.
b) Aviso de privacidad: Comunicación verbal o escrita generada por el Responsable, dirigida al Titular para el Tratamiento de sus datos personales, mediante la cual se le informa acerca de la existencia de las políticas de Tratamiento de información que le serán aplicables, la forma de acceder a las mismas y las finalidades del Tratamiento que se pretende dar a los datos personales.
c) Base de datos: Conjunto organizado de datos personales que sea objeto detratamiento.
d) Dato personal: Cualquier información vinculada o que pueda asociarse a una ovarias personas naturales determinadas o determinables.
e) Dato público: Es el dato que no sea semiprivado, privado o sensible. Son considerados datos públicos, entre otros, los datos relativos al estado civil de las personas, a su profesión u oficio y a su calidad de comerciante o del servidor público. Por su naturaleza, los datos públicos pueden estar contenidos, entre otros, en registros públicos, documentos públicos, gacetas y boletines oficiales, sentencias judiciales debidamente ejecutoriadas que no estén sometidas a reserva.
f) Dato semiprivado: Es aquel que no tiene naturaleza íntima, reservada, ni pública y cuyo conocimiento o divulgación puede interesar no solo a su Titular sino a cierto sector o grupo de personas o a la sociedad en general, como son: Bases de datos que contengan Información financiera, crediticia, comercial, de servicios y la proveniente de terceros países.
g) Dato privado: Es un dato personal que por su naturaleza íntima o reservada solo interesa a su titular y para su tratamiento requiere de su autorización previa, informada y expresa. Bases de datos que contengan datos como números telefónicos y correos electrónicos personales; datos laborales, sobre infracciones administrativas o penales, administrados por administraciones tributarias, entidades financieras y entidades gestoras y servicios comunes de la Seguridad Social, bases de datos sobre solvencia patrimonial o de crédito, bases de datos con información suficiente para evaluar la personalidad del titular, bases de datos de los responsables de operadores que presten servicios de comunicación electrónica.
h) Datos sensibles: Se entiende por datos sensibles aquellos que afectan la intimidad del titular o cuyo uso indebido puede generar su discriminación, tales como aquellos que revelen el origen racial o étnico, la orientación política, las convicciones religiosas o filosóficas, la pertenencia a sindicatos, organizaciones sociales, de derechos humanos o que promueva intereses de cualquier partido político o quegaranticen los derechos y garantías de partidos políticos de oposición, así como los datos relativos a la salud, a la vida sexual y los datos biométricos.
f) Encargado del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, que porsí misma o en asocio con otros, realice el tratamiento de datos personales por cuenta del responsable del tratamiento.
i) Responsable del tratamiento: Persona natural o jurídica, pública o privada, quepor sí misma o en asocio con otros, decida sobre la base de datos y/o el tratamiento de los datos.
j) Responsable de administrar las bases de datos:Colaborador encargado de controlar y coordinar la adecuada aplicación de las políticas del tratamiento de los datos una vez almacenados en una base datos específica; así como de poner en práctica las directrices que dicte el Responsable del tratamiento y el Oficial de Protección de datos.
k) Oficial de protección de Datos: Persona o área que asume la función de protección de datos personales y que da trámite a las solicitudes de los Titulares, para el ejercicio de los derechos a que se refiere la Ley 1581 de 2012 y el Decreto 1074 de 2015.
l) Titular: Persona natural cuyos datos personales sean objeto de tratamiento. m) Transferencia: La transferencia de datos tiene lugar cuando el Responsable y/oEncargado del Tratamiento de datos personales, ubicado en Colombia, envía la información o los datos personales a un receptor, que a su vez es Responsable del Tratamiento y se encuentra dentro o fuera del país.
n) Transmisión: Tratamiento de datos personales que implica la comunicación de los mismos dentro o fuera del territorio de la República de Colombia cuando tenga por objeto la realización de un Tratamiento por el Encargado por cuenta del Responsable.
o) Tratamiento: Cualquier operación o conjunto de operaciones sobre datos personales, tales como la recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión de estos.

CONTENIDO

1. Disposiciones Generales
   1. Principios de la Protección de Datos
   2. Autorización uso de datos personales
2. Solicitud de Autorización al Titular del Dato Personal
3. Responsable del tratamiento y datos de identificación
   1. Deberes como Responsable del Tratamiento
   2. Deberes como Encargado del Tratamiento
4. Tratamiento al cual serán sometidos los Datos y Finalidades del mismo
   1. Vigencia de la base de datos
   2. Datos sensibles
5. Tratamiento de datos de niños, niñas y adolescentes
   1. Cambios de política
   2. Derechos que le asisten al titular
   3. Procedimiento para ejercer los derechos del titular.
   4. Área responsable de la atención de peticiones, consultas, reclamos, actualización, rectificación y supresión, ante la cual el titular puede ejercer sus derechos.
   5. Tratamiento de datos en los sistemas de video vigilancia
   6. Medidas de seguridad
6. Cookies o Web Bugs
   1. Entrega de Datos Personales a las Autoridades
   2. Transferencia y Transmisión Internacional de Datos Personales
   3. Tratamiento de Datos Biométricos
7. Fecha de Vigencia de la Política de Tratamiento de Datos Personales
   1. Gestión documental y de seguridad de la información.

1. DISPOSICIONES GENERALES LA ORGANIZACIÓN
   ha diseñado su política de tratamiento de datos personales, conforme al desarrollo de sus actividades comerciales, la cual se encuentra estructurada en cumplimiento de los artículos 15 y 20 de la Constitución Política Nacional, la Ley Estatutaria 1581 de 2012 “Ley de Protección de Datos Personales (LEPD)”, sus decretos reglamentarios 1377 de 2013 y el decreto 886 de 2014, así como la Ley 1266 de 2008 “Por la cual se dictan las disposiciones generales del Habeas Data”.
   Conforme a dichas disposiciones, para el tratamiento de datos personales se requiere la autorización previa e informada del Titular, en consecuencia, mediante la aceptación de la presente política, todo Titular que facilite información relativa a sus datos personales está consintiendo el tratamiento de sus datos por parte de LA ORGANIZACIÓN. conforme a lo aquí dispuesto.
   1. PRINCIPIOS DE LA PROTECCIÓN DE DATOS: El artículo 4 de la LEPD establece unos principios para el tratamiento de datos personales que se han de aplicar, de manera armónica e integral, en el desarrollo, interpretación y aplicación de la Ley. Los principios legales de la protección de datos son los siguientes:
      a) Principio de Legalidad: El tratamiento de los datos es una actividad reglada que debe sujetarse a lo establecido en la LEPD, el Decreto 1377 de 2013 Compilado en el Capítulo 25 del Decreto 1074 de 2015 y en las demás disposiciones que la desarrollen.
      b) Principio de Finalidad: El tratamiento debe obedecer a una finalidad legítima de acuerdo con la Constitución y la Ley, la cual debe ser informada al Titular.
      c) Principio de Libertad: El tratamiento solo puede ejercerse con el consentimiento previo, expreso e informado del Titular. Los datos personales no podrán ser obtenidos o divulgados sin previa autorización, o en ausencia de mandato legal o judicial que revele el consentimiento. El tratamiento de los datos requiere la autorización previa e informada del Titular por cualquier medio que permita ser consultado con posterioridad.
      d) Principio de Veracidad o Calidad: La información sujeta a tratamiento debe ser veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible. Se prohíbe el tratamiento de datos parciales, incompletos, fraccionados o que induzcan a error.

e) Principio de transparencia: En el tratamiento debe garantizarse el derecho del Titular a obtener del Responsable del tratamiento o del Encargado del tratamiento, en cualquier momento y sin restricciones, información acerca de la existencia de datos que le conciernan. En el momento de solicitar la autorización al titular, el responsable del tratamiento deberá informarle de manera clara y expresa lo siguiente, conservando prueba del cumplimiento de este deber:
El tratamiento al cual será sometidos sus datos y la finalidad del mismo.
El carácter facultativo de la respuesta del Titular a las preguntas que le sean hechas cuando éstas traten sobre datos sensibles o sobre datos de niños, niñas o adolescentes.
Los derechos que le asisten como Titular.
La identificación, dirección física, correo electrónico y teléfono del responsable del tratamiento.
f) Principio de Acceso y Circulación Restringida: El tratamiento se sujeta a los límites que se derivan de la naturaleza de los datos personales, de las disposiciones de la LEPD y la Constitución. En este sentido, el tratamiento solo podrá hacerse por personas autorizadas por el Titular y/o por las personas previstas en la Ley. Los datos personales, salvo la información pública, no podrán estar disponibles en Internet y otros medios de divulgación o comunicación masiva, salvo que el acceso sea técnicamente controlable para brindar un conocimiento restringido solo a los Titulares o terceros autorizados conforme a la Ley.
g) Principio de Seguridad: La información sujeta a tratamiento por el Responsable del tratamiento o Encargado del tratamiento se deberá manejar con las medidas técnicas, humanas y administrativas que sean necesarias para otorgar seguridad a los registros evitando su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento. El Responsable del tratamiento tiene la responsabilidad de implantar las medidas de seguridad correspondientes y de ponerlas en conocimiento de todo el personal que tenga acceso, directo o indirecto, a los datos.
Los usuarios que accedan a los sistemas de información del Responsable del tratamiento deben conocer y cumplir con las normas y medidas de seguridad que correspondan a sus funciones. Estas normas y medidas de seguridad se recogen en la politica SEGURIDAD INFORMATICA Q-GTI-PO-005 (001), de obligado cumplimiento para todo usuario y personal de la empresa. Cualquier modificación de las normas y medidas en materia de seguridad de datos personales por parte del responsable del tratamiento ha de ser puesta en conocimiento de los usuarios.
h) Principio de Confidencialidad: Todas las personas que intervengan en el tratamiento de datos personales que no tengan la naturaleza de públicos están obligadas a garantizar la reserva de la información, inclusive después de finalizada su relación con alguna de las labores que comprende el tratamiento, pudiendo solo realizar suministro o comunicación de datos personales cuando ello corresponda al desarrollo de las actividades autorizadas en la LEPD y en los términos de esta.

3. AUTORIZACIÓN USO DE DATOS PERSONALES

De acuerdo con el artículo 9 de la LEPD, para el tratamiento de datos personales se requiere la autorización del Titular, salvo en los casos expresamente señalados en las normas que reglamentan la protección de los datos personales. Con antelación y/o al momento de efectuar la recolección del dato personal, LA ORGANIZACIÓN solicitará al Titular del dato su autorización para efectuar su recolección y tratamiento, indicando la finalidad para la cual se solicita el dato, utilizando para esos efectos medios técnicos automatizados, escritos u orales, que permitan conservar prueba de la autorización y/o de la conducta inequívoca descrita en el artículo 2.2.2.25.2.2. sección 2 del capítulo 25 del Decreto 1074 de 2015.
No será necesaria la autorización del Titular cuando se trate de:
• Información requerida por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial.
• Datos de naturaleza pública.
• Casos de urgencia médica o sanitaria.
• Tratamiento de información autorizado por la ley para fines históricos, estadísticos o científicos.
• Datos relacionados con el Registro Civil de las personas.

1. SOLICITUD DE AUTORIZACIÓN AL TITULAR DEL DATO PERSONAL
   La autorización para el uso y/o tratamiento de los datos será gestionada por LA ORGANIZACIÓN, a través de mecanismos que garanticen su consulta posterior y la manifestación de la voluntad del Titular a través de los siguientes medios:

• Por escrito.
• De forma oral.
• Mediante canales automatizados.
• Mediante conductas inequívocas del titular que permitan concluir de forma razonable que otorgó la autorización.

LA ORGANIZACIÓN, con antelación y/o al momento de efectuar la recolección del dato personal, informará de manera clara y expresa al Titular, lo siguiente:
a. El Tratamiento al cual serán sometidos sus datos personales y la finalidad del mismo;
b. El carácter facultativo de la respuesta a las preguntas que le sean hechas, cuando estas versen sobre datos sensibles o sobre los datos de las niñas, niños y adolescentes;
c. Los derechos que le asisten como Titular; d. La identificación, dirección física o electrónica y teléfono.

1. RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO Y DATOS DE IDENTIFICACIÓN
   Razón Social: NCS S.A.S., sociedad comercial identificada con NIT: 805.022.296-8 Datos de contacto.
   • Dirección: Cl. 64a # 5 - 94, Cali, Valle del Cauca
   • Telefono: (2) 4895000
   • Sitio web: http://www.quest.com.co Correo de atención:
   • servicioalcliente@quest.com.co

2. DEBERES COMO RESPONSABLE DEL TRATAMIENTO LA ORGANIZACIÓN
   en calidad de Responsable del Tratamiento cumplirá los siguientes deberes, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la presente ley y en otras que rijan su actividad:

3. 1. Frente al Titular:
      a. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data;
      b. Solicitar y conservar, en las condiciones previstas en la presente ley, copia de la respectiva autorización otorgada por el Titular;
      c. Informar debidamente al Titular sobre la finalidad de la recolección y los derechos que le asisten por virtud de la autorización otorgada;
      d. Tramitar las consultas y reclamos formulados en los términos señalados en la presente ley;
      e. Informar a solicitud del Titular sobre el uso dado a sus datos;

6.2. Frente al Encargado:

a. Garantizar que la información que se suministre al Encargado del Tratamiento sea veraz, completa, exacta, actualizada, comprobable y comprensible;
b. Actualizar la información, comunicando de forma oportuna al Encargado del Tratamiento, todas las novedades respecto de los datos que previamente le haya suministrado y adoptar las demás medidas necesarias para que la información suministrada a este se mantenga actualizada;
c. Rectificar la información cuando sea incorrecta y comunicar lo pertinente al Encargado del Tratamiento;
d. Informar al Encargado del Tratamiento cuando determinada información se encuentra en discusión por parte del Titular, una vez se haya presentado la reclamación y no haya finalizado el trámite respectivo;
e. Suministrar al Encargado del Tratamiento, según el caso, únicamente datos cuyo Tratamiento esté previamente autorizado de conformidad con lo previsto en la presente ley;
f. Exigir al Encargado del Tratamiento en todo momento, el respeto a las condiciones de seguridad y privacidad de la información del Titular;

6.3. Frente a los principios y otras obligaciones

a. Observar los principios Legalidad, finalidad, libertad, calidad, veracidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad
b. Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y en especial, para la atención de consultas y reclamos;
c. Informar a la autoridad de protección de datos cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares.
d. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.
e. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;

7.DEBERES COMO ENCARGADO DEL TRATAMIENTO LA ORGANIZACIÓN

en calidad de Encargado del Tratamiento cumplirá los siguientes deberes, sin perjuicio de las demás disposiciones previstas en la presente ley y en otras que rijan su actividad:
a. Garantizar al Titular, en todo tiempo, el pleno y efectivo ejercicio del derecho de hábeas data;
b. Conservar la información bajo las condiciones de seguridad necesarias para impedir su adulteración, pérdida, consulta, uso o acceso no autorizado o fraudulento;
c. Realizar oportunamente la actualización, rectificación o supresión de los datos en los términos de la presente ley;
d. Actualizar la información reportada por los Responsables del Tratamiento dentro de los cinco (5) días hábiles contados a partir de su recibo;
e. Tramitar las consultas y los reclamos formulados por los Titulares en los términos señalados en la presente ley;
f. Adoptar un manual interno de políticas y procedimientos para garantizar el adecuado cumplimiento de la presente ley y, en especial, para la atención de consultas y reclamos por parte de los Titulares;
g. Registrar en la base de datos la leyenda “reclamo en trámite” en la forma en que se regula en la LEPD 1581 de 2012;
h. Insertar en la base de datos la leyenda “información en discusión judicial” una vez notificado por parte de la autoridad competente sobre procesos judiciales relacionados con la calidad del dato personal;
i. Abstenerse de circular información que esté siendo controvertida por el Titular y cuyo bloqueo haya sido ordenado por la Superintendencia de Industria y Comercio;
j. Permitir el acceso a la información únicamente a las personas que pueden tener acceso a ella;
k. Informar a la Superintendencia de Industria y Comercio cuando se presenten violaciones a los códigos de seguridad y existan riesgos en la administración de la información de los Titulares;
l. Cumplir las instrucciones y requerimientos que imparta la Superintendencia de Industria y Comercio.

8. TRATAMIENTO AL CUAL SERÁN SOMETIDOS LOS DATOS Y FINALIDADES DE ESTE:

LA ORGANIZACIÓN, en el desarrollo de su actividad empresarial, lleva a cabo el tratamiento de datos personales relativos a personas naturales que están contenidos y son tratados en bases de datos destinadas a finalidades legítimas, cumpliendo con la Constitución y la Ley.

BASE



El tratamiento al cual serán sometidos los datos personales incluye recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión. El tratamiento de los datos estará sujeto a las finalidades autorizadas por el Titular, a las obligaciones contractuales entre las partes, así como, a los casos en los cuales existan obligaciones legales que deba cumplir.

9. VIGENCIA DE LA BASE DE DATOS Los datos personales incorporados en las bases de datos estarán vigentes durante el plazo necesario para cumplir las finalidades para el cual se autorizó su tratamiento y de las normas especiales que regulen la materia, también se tendrán en cuenta las normas vigentes relacionadas con el periodo de conservación.

10. DATOS SENSIBLES

Con ocasión del tratamiento de datos de los titulares, podrán tratarse datos personales de carácter sensible, los cuales se administrarán bajo las condiciones señaladas en la presente Política y bajo autorizaciones expresas de cada uno de los titulares de conformidad con la Ley 1581 de 2012 y sus decretos reglamentarios.
El tratamiento al cual serán sometidos los datos personales incluye recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión. El tratamiento de los datos estará sujeto a las finalidades autorizadas por el Titular, a las obligaciones contractuales entre las partes, así como, a los casos en los cuales existan obligaciones legales que deba cumplir.

11. TRATAMIENTO DE DATOS DE NIÑOS, NIÑAS Y ADOLESCENTES.

En el Tratamiento de datos personales, la Compañía asegurará el respeto a los derechos prevalentes de los menores (niños, niñas, y adolescentes). Por este motivo, se dará cumplimiento a lo señalado en el artículo 7 de la ley 1581 de 2012 y las demás disposiciones concordantes sobre la materia.

12. CAMBIOS DE POLÍTICA LA ORGANIZACIÓN

se reserva la facultad de revisar en cualquier momento esta Política de protección de datos. LA ORGANIZACIÓN publicará en su sitio web cualquier cambio en esta Política. Cuando se realicen modificaciones sustanciales a esta Política, se comunicará este hecho a los titulares de la información mediante el envío de un aviso al correo electrónico que hayan registrado, antes de o a más tardar al momento de implementarlos, informándoles que podrán consultar la nueva Política en la página oficial. En dicho aviso se indicará la fecha en la cual comienza a regir la nueva Política. Cuando el cambio se refiera a las finalidades del tratamiento, se solicitará de los titulares una nueva autorización para aplicar las mismas.

13. DERECHOS QUE LE ASISTEN AL TITULAR: CONSULTA, ACCESO, RECTIFICACIÓN, SUPRESIÓN.

Conforme la Ley y decretos reglamentarios de protección de datos personales, los siguientes son los derechos de los Titulares que hayan autorizado el Tratamiento de sus datos a la sociedad LA ORGANIZACIÓN:
• Acceder, conocer, actualizar, rectificar y suprimir sus datos personales frente a la Compañía en su condición de Responsable.
• Solicitar prueba de la Autorización otorgada por el Titular de los datos; salvo cuando se exceptúe expresamente como requisito para el tratamiento (artículo 10 de la Ley 1581 de 2012).
• Presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio, quejas por infracciones a lo dispuesto en la ley 1581 de 2012, previo trámite de consulta o requerimiento ante la Compañía.
• Ser informado por LA ORGANIZACIÓN. o el encargado del tratamiento, previa solicitud, respecto del uso que esta le ha dado a sus Datos Personales.
• Revocar la Autorización y/o solicitar la Supresión del dato cuando en el Tratamiento no se respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
• Acceder en forma gratuita a sus Datos Personales objeto de Tratamiento por parte de LA ORGANIZACIÓN.
La Compañía reconoce que los datos personales que se encuentran en sus Bases de Datos pertenecen al Titular que autorizó su Tratamiento
Estos derechos podrán ejercerse por las siguientes personas.

1. Por el Titular, quién deberá acreditar su identidad en forma suficiente por los distintos medios que le ponga a disposición el Responsable.
   1. Por sus causahabientes, quienes deberán acreditar tal calidad.
2. Por el representante y/o apoderado del Titular, previa acreditación de la representación o apoderamiento.
3. Por estipulación a favor de otro y para otro.
   Los derechos de los niños, niñas o adolescentes se ejercerán por las personas que estén facultadas para representarlos
   a. Derecho de acceso o consulta
   Se trata del derecho del Titular a ser informado por el responsable del tratamiento, previa solicitud, respecto al origen, uso y finalidad que les han dado a sus datos personales.
   b. Derechos de quejas y reclamos
   La Ley distingue cuatro tipos de reclamos:
   Reclamo de corrección: el derecho del Titular a que se actualicen, rectifiquen o modifiquen aquellos datos parciales, inexactos, incompletos, fraccionados, que induzcan a error, o aquellos cuyo tratamiento esté expresamente prohibido o no haya sido autorizado.
   Reclamo de supresión: el derecho del Titular a que se supriman los datos que resulten inadecuados, excesivos o que no respeten los principios, derechos y garantías constitucionales y legales.
   Reclamo de revocación: el derecho del Titular a dejar sin efecto la autorización previamente prestada para el tratamiento de sus datos personales. Reclamo de infracción: el derecho del Titular a solicitar que se subsane el incumplimiento de la normativa en materia de Protección de Datos.
   c. Derecho a solicitar prueba de la autorización otorgada al Responsable del tratamiento
   Salvo cuando expresamente se exceptúe como requisito para el tratamiento de conformidad con lo previsto en el artículo 10 de la LEPD.
   d. Derecho a presentar ante la Superintendencia de Industria y Comercio quejas por infracciones El Titular o causahabiente solo podrá elevar ante la SIC – Superintendencia de Industria y Comercio la petición (queja), una vez haya agotado el trámite de consulta o reclamo ante el Responsable del tratamiento o Encargado del tratamiento.

   14. PROCEDIMIENTOS PARA EJERCER LOS DERECHOS DEL TITULAR a. Derecho de acceso o consulta

   LA ORGANIZACIÓN garantizará al Titular la consulta de forma gratuita de sus datos personales en los siguientes casos (Artículo 2.2.2.25.4.2. sección 4 capítulo 25 del Decreto 1074 de 2015):
4. Al menos una vez cada mes calendario.
   1. Cada vez que existan modificaciones sustanciales de las políticas de tratamiento de la información que motiven nuevas consultas.
      Para consultas cuya periodicidad sea mayor a una por cada mes calendario, LA ORGANIZACIÓN podrá cobrar al Titular gastos de envío, reproducción y, en su caso, certificación de documentos. Los costos de reproducción no podrán ser mayores a los costos de recuperación del material correspondiente. Para tal efecto, LA ORGANIZACIÓN demostrará a la Superintendencia de Industria y Comercio, cuando ésta así lo requiera, el soporte de dichos gastos.
      El Titular de los datos puede ejercer el derecho de acceso o consulta de sus datos mediante un escrito dirigido a LA ORGANIZACIÓN enviado, mediante correo electrónico a: LA ORGANIZACIÓN, indicando en el Asunto “Ejercicio del derecho de acceso o consulta”, o a través de correo postal remitido a LA ORGANIZACIÓN. La solicitud deberá contener los siguientes datos:
      Nombre y apellidos del Titular.
      • Fotocopia de la Cédula de Ciudadanía del Titular y, en su caso, de la persona que lo representa, así como del documento que acredite tal representación.

• Petición en que se concreta la solicitud de acceso o consulta.
• Dirección para notificaciones, fecha y firma del solicitante.

• Documentos que sustenten la petición formulada, cuando corresponda.

El Titular podrá elegir una de las siguientes formas de consulta de la base de datos para recibir la información solicitada:
Visualización en pantalla.

• Por escrito, con copia o fotocopia remitida por correo certificado o no. Correo u otro medio electrónico.
• Otro mecanismo técnico, digital o electrónico que disponga LA ORGANIZACIÓN.
Una vez recibida la solicitud, LA ORGANIZACIÓN resolverá la consulta en un plazo máximo de diez (10) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de esta. Cuando no fuere posible atender la consulta dentro de dicho término, se informará al interesado, expresando los motivos de la demora y señalando la fecha en que se atenderá su consulta, la cual en ningún caso podrá superar los cinco (5) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. Estos plazos están fijados en el artículo 14 de la Ley 1581 de 2012.

Una vez agotado el trámite de consulta, el Titular o causahabiente podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio.

b. Derechos de quejas y reclamos

El Titular de los datos puede ejercer los derechos de reclamo sobre sus datos mediante un escrito dirigido a LA ORGANIZACIÓN enviado, mediante correo electrónico a LA ORGANIZACIÓN, indicando en el Asunto “Ejercicio del derecho de queja o reclamo”, o a través de correo postal remitido a LA ORGANIZACIÓN. La solicitud deberá contener los siguientes datos:

• Nombre y apellidos del Titular.
• Fotocopia de la Cédula de Ciudadanía del Titular y, en su caso, de la persona que lo representa, así como del documento que acrediten tal representación.
• Descripción de los hechos y petición en que se concreta la solicitud de corrección, supresión, revocación o infracción.
• Dirección para notificaciones, fecha y firma del solicitante. Documentos que sustenten la petición formulada que se quieran hacer valer, cuando corresponda.

Si el reclamo resulta incompleto, se requerirá al interesado dentro de los cinco (5) días siguientes a la recepción del reclamo para que subsane las fallas. Transcurridos dos (2) meses desde la fecha del requerimiento, sin que el solicitante presente la información requerida, se entenderá que ha desistido del reclamo.

Una vez recibido el reclamo completo, se incluirá en la base de datos una leyenda que diga “reclamo en trámite” y el motivo de este, en un término no mayor a dos (2) días hábiles. Dicha leyenda deberá mantenerse hasta que el reclamo sea decidido.

LA ORGANIZACIÓN resolverá la petición de reclamo en un plazo máximo de quince (15) días hábiles contados a partir de la fecha de recibo de este. Cuando no fuere posible atender al reclamo dentro de dicho término, se informará al interesado los motivos de la demora y la fecha en que se atenderá su reclamo, la cual en ningún caso podrá superar los ocho (8) días hábiles siguientes al vencimiento del primer término. Una vez agotado el trámite de reclamo, el Titular o causahabiente podrá elevar queja ante la Superintendencia de Industria y Comercio. Facultados para recibir información LA ORGANIZACIÓN suministrará la información de los Titulares de sus datos a las siguientes personas habilitadas o facultadas para recibirla, de acuerdo con el artículo 13 de la Ley 1581 de 2012:

• A los Titulares, sus causahabientes o sus representantes legales;
• A las entidades públicas o administrativas en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial;
• A los terceros autorizados por el Titular o por la ley.

c. Verificación de la facultad para solicitar o recibir información

Para la gestión de la solicitud de consulta o reclamo, el solicitante deberá aportar los siguientes documentos para acreditar su titularidad o la facultad para recibir la información requerida, de acuerdo con los siguientes casos:

• Titular: Copia del documento de identidad.
• Causahabiente: Documento de identidad del solicitante, registro civil de defunción del Titular, documento que acredite la calidad en que actúa y copia del documento de identidad del Titular.
• Representante legal y/o apoderado: Documento de identidad del solicitante, documento que acredite la calidad en la que actúa (Poder) y copia del documento de identidad del Titular.

15. ÁREA RESPONSABLE DE LA ATENCIÓN DE PETICIONES, CONSULTAS, RECLAMOS, ACTUALIZACIÓN, RECTIFICACIÓN Y SUPRESIÓN, ANTE LA CUAL EL TITULAR PUEDE EJERCER SUS DERECHOS.

Conforme al artículo 13 del decreto 1377 de 2013 el área responsable de la atención depeticiones, consultas y reclamos, ante la cual el titular de la información puede ejercer sus derechos a conocer, actualiza, rectificar y suprimir el dato y/o renovar la autorización es el área de servicio al cliente, que escalara las solicitudes a la Gerencia Corporativa de Asuntos Legales y Regulatorios cuando corresponda.
Los titulares podrán acceder a este canal de atención a través de los siguientes medios:
Dirección de correo electrónico:

servicioalcliente@quest.com.co
Teléfono de contacto: (2) 4895000 Ext.: 1101, 1102, 1103 y 1104.
Dirección: Cl. 64a #5-94, Cali, Valle del Cauca.

16. TRATAMIENTO DE DATOS EN LOS SISTEMAS DE VIDEOVIGILANCIA

LA ORGANIZACIÓN informará a las personas sobre la existencia de mecanismos de videovigilancia, mediante la fijación de anuncios visibles al alcance de todos los titulares e instalados en las zonas de videovigilancia, principalmente en las zonas de ingreso a los lugares que están siendo vigilados y monitoreados y al interior de estos. En estos avisos informará quién es el Responsable del Tratamiento, las finalidades del tratamiento, los derechos del Titular, los canales habilitados para ejercer los derechos del Titular, así como, dónde se encuentra publicada la Política de Tratamiento de la Información.

De otra parte, conservará las imágenes solo por el tiempo estrictamente necesario para cumplir con las siguientes finalidades:

• Finalidades varias - Gestión de sanciones, amonestaciones, llamados de atención, exclusiones.
• Finalidades varias - Procedimientos administrativos. - Justicia - Procedimientos judiciales.
• Seguridad - Seguridad y control de acceso a edificios

LA ORGANIZACIÓN inscribirá la base de datos que almacena las imágenes en el Registro Nacional de Bases de Datos, salvo que el Tratamiento consista solo en la reproducción o emisión de imágenes en tiempo real. El acceso y divulgación de las imágenes será restringido a personas autorizadas por el Titular y/o por solicitud de una autoridad en ejercicio de sus funciones. En consecuencia, la divulgación de la información que se recolecta será controlada y consistente con la ¬finalidad establecida por el Responsable del Tratamiento.

17. MEDIDAS DE SEGURIDAD LA ORGANIZACIÓN, se compromete a proteger todos los datos personales y sensibles que gestiona, adoptando medidas de seguridad adecuadas para garantizar su confidencialidad, integridad y disponibilidad en todo momento.

Con el objetivo de salvaguardar la seguridad y privacidad de los datos, la organización ha implementado un conjunto de medidas de control específicas dentro de las Políticas internas de seguridad de la información, que incluyen, pero no se limitan a: estructura organizacional, capacitación y sensibilización, gestión de activos de información, uso de internet, clasificación de la información, gestión de medios removibles, control de accesos, segregación de redes, control de software operacional, gestión de vulnerabilidades, seguridad de las telecomunicaciones, adquisición, desarrollo y mantenimiento de sistemas de información, continuidad del negocio y auditorías periódicas para verificar el cumplimiento de las políticas internas.

LA ORGANIZACIÓN, también cuenta con un plan de respuesta ante incidentes que contempla procedimientos específicos para la contención y mitigación de posibles brechas de seguridad en datos sensibles. Por otra parte,
LA ORGANIZACIÓN mediante la suscripción de los correspondientes contratos de transmisión, ha requerido a los encargados del tratamiento con los que trabaje la implementación de las medidas de seguridad necesarias para garantizar la seguridad y confidencialidad de la información en el tratamiento de los datos personales.

18. COOKIES O WEB BUGS LA ORGANIZACIÓN

puede recolectar información personal de sus Usuarios mientras utilizan la Página Web, la Aplicación o las Páginas Vinculadas (Landing Page).

Los usuarios pueden optar por almacenar esta información personal en la página web, la aplicación o en el portal vinculado (Landing Page), con el fin de facilitar las transacciones y los servicios a prestar por parte del LA ORGANIZACIÓN y/o de sus portales vinculados (Landing Page).

Por lo que, LA ORGANIZACIÓN utiliza diferentes tecnologías de seguimiento y recopilación de datos como, Cookies propias y de terceros, esta es la herramienta de análisis que ayuda a los propietarios de sitios web y de aplicaciones a entender cómo interactúan los visitantes con sus propiedades. Esta herramienta puede utilizar un conjunto de cookies para recopilar información y ofrecer estadísticas de uso de los sitios web sin identificar personalmente a los visitantes de Google.

Esta información nos permite conocer sus patrones de navegación y ofrecerle servicios personalizados.

LA ORGANIZACIÓN podrá utilizar estas tecnologías para autenticarlo, para recordar sus preferencias para el uso de la página web, la aplicación y las páginas vinculadas (Landing Page), para presentar ofertas que puedan ser de su interés y para facilitar transacciones, para analizar el uso de la página web, la aplicación o de las páginas vinculadas y sus servicios, para usarla en el agregado o combinarla con la información personal que tengamos y compartirla con las entidades autorizadas. Si un usuario no quiere que su información personal sea recogida a través de Cookies, puede cambiar las preferencias en su propio navegador web. No obstante, es importante señalar que, si un navegador web no acepta Cookies, algunas de las funcionalidades de la página web, la aplicación y/o las páginas vinculadas (Landing Page) podrían no estar disponibles o no funcionar correctamente. Puede permitir, bloquear o eliminar las cookies instaladas en su dispositivo mediante la configuración de las opciones del navegador instalado en su dispositivo, así:
• Chrome:https://support.google.com/accounts/answer/61416?co=GENIE.Platform%3DDesktop&hl=es
• Microsoft Edge: https://support.microsoft.com/es-es/microsoft-edge/permitir-temporalmente-las cookies-y-los-datos-del-sitio-en-microsoft-edge-597f04f2-c0ce-f08c-7c2b-541086362bd2
• Firefox: https://support.mozilla.org/es/kb/habilitar-y-deshabilitar-cookies-sitios-web-rastrear preferencias Safari: https://support.apple.com/es-es/HT201265

19. ENTREGA DE DATOS PERSONALES A LAS AUTORIDADES Cuando por una entidad pública o administrativa en ejercicio de sus funciones legales o por orden judicial se soliciten a LA ORGANIZACIÓN acceso y/o entrega de datos de carácter personal contenidos en cualquiera de sus bases de datos, se verificará la legalidad de la petición, la pertinencia de los datos solicitados en relación con la finalidad expresada por la autoridad.

Para la entrega se suscribirá un acta indicando los datos de la entidad solicitante y las características de la información personal solicitada, precisando la obligación de garantizar los derechos del Titular, tanto al funcionario que hace la solicitud, a quien la recibe, así como a la entidad requirente.

20. TRANSFERENCIA Y TRANSMISIÓN INTERNACIONAL DE DATOS PERSONALES LA ORGANIZACIÓN

realizará transferencia de datos personales a países que proporcionen niveles adecuados de protección de datos. Se entiende que un país ofrece un nivel adecuado de protección de datos cuando cumpla con los estándares fijados por la Superintendencia de Industria y Comercio sobre la materia, los cuales en ningún caso podrán ser inferiores a los que la Ley 1581 de 2012 exige a sus destinatarios.
Esta prohibición no regirá cuando se trate de:

• Información respecto de la cual el Titular haya otorgado su autorización expresa e inequívoca para la transferencia.

• Intercambio de datos de carácter médico, cuando así lo exija el tratamiento del Titular por razones de salud o higiene pública.

• Transferencias bancarias o bursátiles, conforme a la legislación que les resulte aplicable.

• Transferencias acordadas en el marco de tratados internacionales en los cuales la República de Colombia sea parte, con fundamento en el principio de reciprocidad.

21. TRATAMIENTO DE DATOS BIOMÉTRICOS

Los datos biométricos almacenados en las bases de datos son recolectados y tratados por motivos estrictamente de seguridad, para verificar la identidad personal y realizar control de acceso a los Titulares de los datos. Los mecanismos biométricos de identificación capturan, procesan y almacenan información relacionada con, entre otros, los rasgos físicos de las personas (las huellas dactilares, reconocimiento de voz y los aspectos faciales), para poder establecer o “autenticar” la identidad de cada sujeto. La administración de las bases de datos biométrica se ejecuta con medidas de seguridad técnicas que garantizan el debido cumplimiento de los principios y las obligaciones derivadas de Ley Estatutaria en Protección de Datos asegurando además la confidencialidad y reserva de la información de los titulares.

22. FECHA DE VIGENCIA DE LA POLÍTICA DE TRATAMIENTO DE DATOS PERSONALES

La presente política rige a partir del 15 de abril del 2020; esta será actualizada siendo aplicable la última versión publicada. De producirse modificación alguna en el tratamiento de los datos por LA ORGANIZACIÓN, se procederá a su actualización y nueva publicación, conforme a lo expuesto en el numeral 12 de la presente política.
Así mismo, la ORGANIZACIÓN informa que esta edición de la política está vigente desde Marzo 2025. 23. GESTIÓN DOCUMENTAL Y DE SEGURIDAD DE LA INFORMACIÓN.

El cumplimiento del marco normativo en Protección de Datos Personales, la seguridad, reserva y/o confidencialidad de la información almacenada en las bases de datos es de vital importancia para LA ORGANIZACIÓN.

Por ello, hemos establecido políticas, lineamientos y procedimientos y estándares de seguridad de la información, los cuales podrán cambiar en cualquier momento ajustándose a nuevas normas y necesidades de LA ORGANIZACIÓN cuyo objetivo es proteger y preservar la integridad, confidencialidad y disponibilidad de la información y datos personales. Asimismo, garantizamos que en la recolección, almacenamiento, uso y/o tratamiento, destrucción o eliminación de la información suministrada, nos apoyamos en herramientas tecnológicas de seguridad e implementamos prácticas de seguridad que incluyen: circulación y almacenamiento de información sensible a través de mecanismos seguros, uso de protocolos seguros, aseguramiento de componentes tecnológicos, restricción de acceso a la información sólo a personal autorizado, respaldo de información, prácticas de desarrollo seguro de software, entre otros.

En caso de ser necesario suministrar información a un tercero por la existencia de un vínculo contractual, suscribimos contrato de transmisión para garantizar la reserva y confidencialidad de la información, así como, el cumplimiento de la presente Política del tratamiento de los datos, de las políticas y manuales de seguridad de la información y los protocolos de atención a los titulares establecidos en LA ORGANIZACIÓN.
En todo caso, adoptamos compromisos para la protección, cuidado, seguridad y preservación de la confidencialidad, integridad y privacidad de los datos almacenados. Los documentos que contengan datos personales, bajo la responsabilidad LA ORGANIZACIÓN, deben ser fácilmente recuperables; por ello, se deberá documentar su ubicación en formato físico y digital, realizar inspecciones frecuentes a las rutas de almacenamiento y garantizar su conservación en soportes y condiciones definidas (teniendo en cuenta aspectos ambientales, ubicación y riesgos).

El tiempo de retención se establecerá conforme a requisitos legales o, de no aplicar, según lo determine LA ORGANIZACIÓN, definiendo asimismo su disposición final (reciclaje, reutilización, conservación o digitalización).

SEGUIMIENTO Y CUMPLIMIENTO:

La Presidencia a través de Gestión Integral realizará una revisión o evaluación periódica que le permita verificar el cumplimiento y vigencia de esta Política y los Procedimientos relacionados. Adicionalmente, Auditoria revisará periódicamente y en forma aleatoria el cumplimiento de los procedimientos y controles relacionados.

Conoce Nuestras Políticas

Términos y Condiciones
Ley 2300 de 2023 y Política de tratamiento de datos personales
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